Hiện nay tại các khoa, thủ tục hành chính nhập viện, xuất viện, hẹn tái khám, tái khám tại phòng ngoại trú cũng như phòng khám còn bị động.  

Nhà quản lý không biết trước được số lượng bệnh nhân đăng kí khám trong ngày.

Xuất phát từ một số bất cập trong công tác hành chính, thủ tục thực hiện thủ công trực tiếp, Khoa Glaucoma đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đăng kí khám, nhập viện, xuất viện, tái khám cũng như theo dõi điều trị tại khoa Glaucoma, phòng Ngoại trú, phòng khám của khoa tại bệnh viện Mắt. 

Giải pháp gồm xây dựng hệ sinh thái phần mềm quản lý Bệnh nhân đồng bộ từ nội trú, ngoại trú và phòng khám của khoa Glaucoma.

Hệ thống phần mềm quản lý này (gọi là HEH Soft: Hochiminh city Eye Hospital Soft) được xây dựng dựa trên việc quản lý các tài khoản cá nhân của từng bệnh nhân (gọi là Account) trên điện thoại thông minh cho từng bệnh nhân khi đến khám tại bệnh viện mắt. Account được tạo dựa trên thông tin số căn cước công dân của bệnh nhân nhằm lưu trữ được lâu dài và chính xác, có thể đồng bộ với định danh mức 2 và thông tin bảo hiểm y tế của người bệnh dù họ có sử dụng hay không sử dụng BHYT khi khám chữa bệnh tại bệnh viện. 

Bên cạnh đó, giải pháp còn bao gồm thành lập ứng dụng quản lý tài khoản cá nhân của từng người bệnh (gọi là app) khi đến khám mắt tại bệnh viện Mắt TP.HCM (tạm đặt tên là  HEH Eyecare: Hochiminh city Eye Hospital Eyecare). Nhóm ứng dụng này xây dựng dựa trên việc tạo tài khoản cá nhân (account) trên điện thoại thông minh cho từng bệnh nhân khi đến khám tại bệnh viện mắt.

App sẽ bao gồm các thông tin cá nhân định danh người bệnh.

Ngoài ra app còn lưu các thông tin về hồ sơ sức khoẻ, các lần khám, địa điểm và bác sĩ khám, chẩn đoán, đơn thuốc điều trị, thông tin nhập viện, ngày nhập viện, chẩn đoán và phương pháp điều trị nội viện, giấy xuất viện điện tử, ngày xuất viện, ngày và địa điểm hẹn tái khám cùng bác sĩ điều trị chính… Ngoài ra app có thể truy cập để tìm hiểu các thông tin về bệnh, chăm sóc mắt, phòng ngừa, chăm sóc hậu phẫu, các thông tin về sức khỏe được cập nhật từ website của bệnh viện.

Phần mềm là sự kiện toàn của phần mềm hiện tại với thông tin bệnh nhân được định danh riêng rẽ bằng số căn cước công dân, lưu trữ thông tin theo ngày khám, cập nhật được lịch hẹn khám trước, lưu trữ thông tin điều trị (hồ sơ sức khỏe điện tử) của bệnh nhân, kết nối với thông tin BHYT của bệnh nhân. Phần mềm mới được thống nhất trong hệ sinh thái quản lý từ điều trị nội trú tại khoa, theo dõi ngoại trú hoặc khám tại phòng khám của khoa Glaucoma.

Các lợi ích của phần mềm quản lý thống nhất mang lại:

• Đối với khoa lâm sàng :

Cùng với phần mềm này, tại các khoa, phòng khám của khoa, phòng ngoại trú của khoa dễ dàng thống kê số lượng bệnh nhân nhập viện, xuất viện, hồ sơ sức khoẻ của từng bệnh nhân đến khám và điều trị từ phòng khám của khoa, phòng ngoại trú của khoa và điều trị nội trú.

Bác sĩ và TKYK sẽ cung cấp thông tin về hồ sơ sức khoẻ của từng bệnh nhân tại từng khu vực phòng khám, ngoại trú hoặc nội viện, cũng như thông tin đơn thuốc và giấy xuất viện điện tử, kết quả xét nghiệm… Khi quản lý được số lượng bệnh dự kiến nhập viện, số lượng bệnh dự kiến tái khám giúp khoa phòng điều tiết nhân sự cũng như việc cung cấp dịch vụ chăm sóc, phòng bệnh, giường bệnh tốt hơn.

• Đối với bệnh nhân đăng kí khám lần đầu, bệnh nhân tái khám ngoại trú tại phòng khám hoặc phòng ngoại trú:

Bệnh nhân có thể đăng kí khám tại nhà, không cần xếp hàng, bệnh nhân được biết trước lịch khám dự kiến, sau khi bác sĩ và TKYK lưu dữ liệu ngày tái khám đúng ngày, đúng lịch bác sĩ theo hẹn. Với lịch dự kiến đó, người bệnh có thể đặt hẹn trước ngày khám, hoặc thay đổi ngày hẹn khám nếu người bệnh có trục trặc đột xuất trong quá trình điều trị như gặp tác dụng phụ của thuốc, người bệnh có việc không thể đến khám đúng ngày hẹn…

Việc đặt lịch hẹn khám trước này giúp cho phòng khám cũng như phòng ngoại trú dự kiến được số lượng bệnh nhân tái khám 1 ngày, từ đó điều tiết lượng bệnh khám mới giữa các phòng, cũng như phân bố được nhân lực phù hợp hơn, tránh được tình trạng quá tải tại phòng khám, ngoại trú, giảm thời gian chờ cho bệnh nhân cũng như theo dõi được bệnh nhân bỏ điều trị. 

• Đối với công tác chăm sóc người bệnh tại khoa:

Các khoa lâm sàng thông qua phần mềm quản lý với thông tin bệnh nhân cụ thể có thể lưu trữ, quản lý được bệnh nhân điều trị theo dõi lâu dài tại khoa mình, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cũng như hiệu quả điều trị. Điều này còn giúp ích cho các khoa thực hiện các công tác chăm sóc sức khoẻ cho cộng đồng được tốt hơn, thông qua các chương trình hướng về cộng đồng thay vì phải vất vả tìm lại hồ sơ giấy hoặc sổ khám bệnh giấy của từng bệnh nhân tái khám, mà không có bức tranh toàn cảnh về lượng bệnh nhân đã điều trị tại khoa mình.

Đây cũng là cơ sở để khảo sát chất lượng phục vụ và mức độ hài lòng của người bệnh tại từng khoa, nhằm tìm ra các hạn chế, nâng cao chất lượng điều trị cũng như nâng cao mức độ hài lòng của người bệnh.

• Đối với công tác quản lý bệnh viện:

Nhà quản lý thông qua thống kê phần mềm tại các khoa lâm sàng, dựa trên thông tin của bệnh nhân có thể nắm được mô hình bệnh tật tại bệnh viện, từ đó có hướng phát triển cho những mặt mạnh của từng khoa, hướng khắc phục hay giúp đỡ khoa khắc phục các hạn chế, khảo sát chất lượng điều trị cũng như hài lòng của người bệnh nhằm củng cố toàn diện công tác khám chữa bệnh tại bệnh viện.

• Đối với bệnh nhân:

Người bệnh có thể biết trước lịch khám của bác sĩ mình cần khám, tái khám, người bệnh có lịch nhắc hẹn tái khám sau xuất viện, hiểu và lưu giữ được hồ sơ sức khoẻ điện tử của mình, kết nối với hệ thống BHYT cùng với dịch vụ công mà không cần giữ giấy tờ, sổ khám, kết nối với các bệnh nhân cùng tình trạng điều trị, tìm kiếm được thông tin chăm sóc sức khoẻ về tình trạng bệnh của mình, tham gia câu lạc bộ bệnh nhân…

Tương lai khi phần mềm và ứng dụng được xây dựng hoàn thiện sẽ giảm quá tải phòng khám, giảm tình trạng bệnh nhân phải chờ đợi để lấy lượt khám, tình trạng cò mồi, giảm tình trạng đi tái khám sai ngày, tình trạng mất sổ khám, mất hồ sơ khám, mất giấy xuất viện… bác sĩ có thể chăm sóc sức khoẻ tốt hơn cho bệnh nhân, khoa lâm sàng và bệnh viện quản lý được thủ tục hành chính đơn giản, gọn nhẹ hơn.