Trong khuôn khổ các hoạt động triển khai Kế hoạch số 818/KH-BVM ngày 24/3/2026 của Bệnh viện Mắt về tổ chức tập huấn lập hồ sơ và hướng dẫn chuẩn bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Bệnh viện.
Vào lúc 13h30 giờ, ngày 01/4/2026, tại Hội trường A1.1, Bệnh viện Mắt tổ chức Hội nghị Tập huấn lập hồ sơ và hướng dẫn chuẩn bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Bệnh viện do Đồng chí Đỗ Quốc Hiệp – Phó Giám đốc Bệnh viện chủ trì Hội nghị.
Hội nghị với hơn 150 nhân sự là Lãnh đạo các Khoa, Phòng; chuyên viên tham mưu lập hồ sơ công việc của các Phó Giám đốc, Phòng chức năng; Đại diện nhân viên hành chính các Khoa Lâm sàng, Cận Lâm sàng, do Ông Mai Thanh Hùng – Phó Trưởng phòng Quản lý, Văn thư – Lưu trữ – Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp Tập huấn.
Hình 1. Đại biểu tham dự Hội nghị
Phát biểu tại Hội nghị, Ông Đỗ Quốc Hiệp – Phó Giám đốc Bệnh viện Mắt nhấn mạnh: Công tác lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng, được xem là “bộ nhớ” của Bệnh viện, góp phần bảo đảm thông tin phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành và tra cứu. Việc lập hồ sơ đầy đủ, khoa học và thực hiện giao nộp đúng quy định không chỉ nâng cao chất lượng hoạt động của từng Khoa, Phòng mà còn tạo nền tảng cho sự vận hành chuyên nghiệp, minh bạch của toàn Bệnh viện. Vì vậy, đề nghị các Khoa, Phòng nâng cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện nghiêm túc công tác lập và lưu trữ hồ sơ ngay từ khi phát sinh công việc, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng hoạt động chung của Bệnh viện.
Hình 2. Ông Đỗ Quốc Hiệp – Phó Giám đốc Bệnh viện Phát biểu tại Hội nghị
Tại Hội nghị, Báo cáo viên triển khai các quy định của pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ gồm: Luật Lưu trữ năm 2024 (có hiệu lực 01/7/2025); Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số.
Trong đó có những điểm mới: Tại Điểu 14 Luật Lưu trữ: Xác định thời hạn lưu trữ lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định; Quy định tại khoản 3, điều 15 đối với Hồ sơ tài liệu lưu trữ có thời hạn được tính theo năm, tối thiểu là 2 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc; Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ thời hạn khác nhau (Khoản 4, Điều 15): thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ; Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu (quy định tại Khoản 7, Điều 15); Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật Lưu trữ 2024.
Đặc biệt, ngày 21/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 31/2026/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Theo đó quy định một số hành vi tại điều 7, chương II của Nghị định:
– Hành vi không lập hồ sơ đối với công việc đã giải quyết xong:
Mức phạt:
+ Phạt Cảnh cáo ;
+ Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi tái phạm đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều này.
– Hành vi Hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28, khoản 1 Điều 36 Luật Lưu trữ.
Mức phạt:
+ Phạt Cảnh cáo;
+ Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi tái phạm đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều này;
+ Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Đồng thời, Báo cáo viên tập trung hướng dẫn cụ thể quy trình lập danh mục hồ sơ, cách mở hồ sơ, thu thập – sắp xếp tài liệu theo trình tự giải quyết công việc, hoàn thiện và kết thúc hồ sơ; thành phần hồ sơ, thời hạn bảo quản, quy trình và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực hiện. Cũng trong khuôn khổ Hội nghị, các đại biểu đã dành thời gian trao đổi, chia sẻ về những khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ tại Bệnh viện và được Báo cáo viên hướng dẫn, tháo gỡ.
Hình 3. Ông Mai Thanh Hùng báo cáo Tập huấn tại Hội nghị
Hình 4. Bà Lê Bích Châm – Phó Trưởng Phòng Hành chính quản trị điều hành thảo luận tại Hội nghị
Phát biểu tại Hội nghị, Ông Mai Thanh Hùng đánh giá cao sự quan tâm, chỉ đạo sâu sát của Ban Lãnh đạo Bệnh viện trong công tác lưu trữ vì Bệnh viện Mắt là đơn vị tiên phong của Ngành Y tế và là một trong những đơn vị đầu tiên của Thành phố tổ chức Tập huấn về quy định pháp luật Lưu trữ mới. Qua đó, đội ngũ viên chức, người lao động Bệnh viện đã nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ; đồng thời nắm vững kiến thức, kỹ năng trong lập hồ sơ và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Đặc biệt, đối với đội ngũ trực tiếp làm công tác hành chính, văn thư, đây là cơ sở quan trọng để triển khai thực hiện ngày càng chuyên nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác trong toàn Bệnh viện./.
PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ – BỆNH VIỆN MẮT
