Hưởng ứng hoạt động cải cách hành chính tại Bệnh viện, Khoa Xét nghiệm đã xây dựng sáng kiến số hóa hệ thống tài liệu quản lý chất lượng Khoa Xét nghiệm, cụ thể như sau:
- Bối cảnh dẫn đến sáng kiến:
– Căn cứ Quyết định 2429/QĐ-BYT ngày 12/6/2017 về Tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm y học- Chương II/ tiểu mục 2.3 “Tất cả tài liệu được bảo quản hợp lý, dễ dàng truy cập; tiểu mục 2.4 “PXN thực hiện kiểm soát tài liệu chặt chẽ”
– Kiểm soát tài liệu hệ thống quản lý chất lượng KXN khi chưa có sáng kiến:
+ Lưu tài liệu: lưu bản gốc (bản giấy) tại tủ lưu tài liệu- phòng Hành chính, KXN; bản mềm (file word) chưa có chữ ký được phê duyệt trong máy tính hành chính KXN và trong USB dự phòng
+ Phân phối tài liệu:
- Đến các khoa/phòng liên quan: Bản sao có kiểm soát (bản giấy)
- Đến các nhân viên trong KXN: Bản sao có kiểm soát (bản giấy) được đặt tại các vị trí quy định tùy theo mục đích sử dụng; bản mềm (file word) hoặc hình ảnh trong nhóm zalo Khoa gồm tất cả các thành viên trong KXN
+ Nhược điểm:
- Lưu tài liệu: bản mềm (file word) chưa có chữ ký phê duyệt: việc này không bảo mật hệ thống tài liệu, có thể dễ dàng thay đổi nội dung trên file word, đồng thời chưa có chữ ký phê duyệt nên khi cần bản sao không thể in trực tiếp được từ file mềm.
- Phân phối tài liệu đến các khoa/phòng liên quan và đến các nhân viên trong KXN: Bản sao có kiểm soát (bản giấy): hao phí giấy in, đồng thời không đảm bảo tài liệu có thể được tiếp cận đầy đủ bởi các nhân viên, các khoa/phòng liên quan.
- Nội dung sáng kiến (mô tả kỹ thuật):
- Tài liệu sau khi được phê duyệt ban hành và có hiệu lực sẽ được đóng mộc “BẢN GỐC” và “TÀI LIỆU KIỂM SOÁT” trên trang bìa và đóng dấu giáp lai ở tất cả các trang.
- Lưu tài liệu: Scan và chuyển vào Google Drive theo địa chỉ Tailieukhoaxn2024@gmail.com, chỉ lãnh đạo khoa mới biết mật khẩu truy cập và được phân quyền truy cập, chỉnh sửa, sao chép, tải, in tài liệu; các khoa/phòng liên quan và nhân viên KXN chỉ được phân quyền truy cập xem tài liệu.
- Phân phối tài liệu: kết hợp 2 cách:
- Sao chép đường link truy cập này, tải lên hệ thống văn bản của Bệnh viện, phân phối đến các khoa/phòng liên quan và nhân viên KXN.
- Từ đường link này, lãnh đạo KXN sẽ tạo mã QR cho từng tài liệu và lập phiếu chuyển có đính kèm mã QR gửi đến các khoa/phòng liên quan và nhân viên KXN.
- Những tài liệu cần phân phối bản giấy hoặc sao tài liệu: lãnh đạo khoa truy cập vào Google Drive theo địa chỉ Tailieukhoaxn2024@gmail.com, in tài liệu, đóng mộc “BẢN SAO CÓ KIỂM SOÁT” lên trang bìa của tài liệu, đánh số bản sao, vào Sổ Phân phối/thu hồi tài liệu và phân phối đến các khoa/phòng và nhân viên liên quan.
- Phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến
-Dễ dàng truy cập hệ thống tài liệu khi cần thiết
-Dễ dàng phân phối tài liệu đến các khoa/phòng liên quan trên hệ thống phần mềm công văn của Bệnh viện
-Dễ dàng, nhanh chóng phân phối tài liệu đến nhân viên Khoa Xét nghiệm, thuận lợi cho việc tập huấn sử dụng (nếu có) bằng hệ thống phần mềm công văn của Bệnh viện hoặc nhóm Zalo khoa
-Tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu
– Bảo mật và có giá trị pháp lý: tài liệu sau khi được phê duyệt ban hành và có hiệu lực mới được lưu vào Google Drive với phân quyền cụ thể cho từng đối tượng liên quan.
